In februari 2025 bent u via raadsmededeling 2025-77 geïnformeerd over de organisatie ontwikkeling. We hebben bij de financiële consequenties gemeld dat de kosten grotendeels gedekt worden uit de bestaande begroting. We hebben daarnaast gemeld dat we voor 2025 en 2026 incidenteel aanvullende dekking nodig hebben om ingroei naar structurele bekostiging mogelijk te maken. We gingen hierbij uit van een minst gunstige scenario. Dit bedroeg over de jaren 2025 en 2026  € 990.000. Met name de uitkomst van het plaatsingsproces, waarin in de berekening was uitgegaan van 12 fte boven formatieve senior beleidscapaciteit, zorgt ervoor dat die boven formatieve capaciteit voor een groot deel niet hoeft te worden ingevuld. Ook de verwachte latere invulling van een aantal vacatures leidt tot minder eenmalige extra kosten in 2025. Er resteert nog € 380.000 waar we geen dekking voor hebben.  

In de tweede helft van 2025 wordt meer duidelijk of er op bepaalde beleidsterreinen aanvullende seniorcapaciteit nodig is, door het vervallen van de inhoudelijke taken van de programmamanagersfunctie. Dit betrekken we bij de tweede tussentijdse rapportage.

Daarnaast geldt dat we na afronding van de totale werving en selectie van de sturende functies in de zomer van dit jaar een goed onderbouwd beeld hebben van de eenmalige en structurele frictiekosten. Deze komen aan de orde in de tweede tussentijdse rapportage.

Tenslotte stellen we bij de perspectiefnota 2026 – 2029 voor om twee Fte lijnmanagement ten behoeve van de nieuwe hoofdstructuur te dekken uit de algemene middelen. Het gaat om de structurele uitbreiding met 1 directeur en 1 teamleider.

We vinden het belangrijk dat alle medewerkers van de gemeentelijke organisatie vanuit het Stadhuis werken. Dat is nu nog niet het geval. Team toegang jeugd werkt nog vanuit een dislocatie. Daarnaast willen we bereiken dat de huisvesting in het Stadhuis zoveel mogelijk aansluit bij de ketens van samenwerking. De nieuwe hoofdstructuur in domeinen vormt hier een belangrijke basis. Deze beide zaken leiden tot aanpassingen in de huisvesting in het Stadhuis. Naast aanschaf van bureaus en vergadermeubilair is het merendeel van de kosten gemoeid met de bouwkundige ingrepen in de publiekshal. Voldoende en kwalitatief goede spreekruimtes met onze inwoners vragen om de nodige aanpassingen.

De investering bedraagt € 789.556. De kapitaallasten voor deze investering bedragen jaarlijks €96.334  vanaf 2026.

Deze kunnen worden gedekt door vrijval van kapitaallasten op inrichtingskosten. In 2026 is er dan nog een tekort van €59.155 dat gedekt kan worden door een eenmalige putting uit de reserve huisvesting ambtelijk apparaat. Vanaf 2027 is de vrijval van kapitaallasten hoger, omdat dan de afschrijvingstermijn afloopt van investeringen  met een termijn van 10 jaar die zijn gedaan bij het betrekken van het Stadhuis. Vanaf 2027 kunnen de kapitaallasten daardoor volledig worden gedekt binnen het programma.
Het team Toegang Jeugd dat nog gehuisvest is in het pand Schurenstraat komt over naar het Stadhuis zodra daar extra spreekkamers zijn gerealiseerd. Het huurcontract Schurenstraat loopt nog tot 31 maart 2027. Wanneer de gemeente vanaf dat moment dit pand niet meer nodig heeft kan het huurbudget vrijvallen.

Het vastgoedbeheer binnen de gemeente wordt gecentraliseerd. Het onderhoud en beheer van het Stadhuiskwartier en Polstraat 12 daarmee ook.
Een deel van de reserve huisvesting ambtelijke apparaat van € 318.708 gaat over  naar de reserve planmatig onderhoud kernbezit. Ook wordt  de jaarlijkse storting van € 60.000 in de reserve huisvesting gemeentelijk niet meer uitgevoerd maar het bedrag wordt nu jaarlijks toegevoegd aan de reserve planmatig onderhoud kernbezit. Hiermee kunnen de meerjarige onderhoudskosten worden gedekt.

Het  vastgoedbeheer binnen de gemeente wordt gecentraliseerd. Het onderhoud en beheer van het Stadhuiskwartier en Polstraat 12 daarmee ook.

Een deel van de reserve huisvesting ambtelijke apparaat van € 318.708 gaat over naar de reserve planmatig onderhoud kernbezit. Ook wordt  de jaarlijkse storting van € 60.000 in de reserve huisvesting gemeentelijk niet meer uitgevoerd maar het bedrag wordt nu jaarlijks toegevoegd aan de reserve planmatig onderhoud kernbezit. Hiermee kunnen de meerjarige onderhoudskosten worden gedekt.

Binnen de samenwerking DOWR I worden in een gemeenschappelijk ICT-uitvoeringsplan keuzes gemaakt en prioriteiten gesteld binnen de benodigde vervanging en aanpassing van ICT-investeringen.

Voor 2025 wordt budget uitgetrokken voor archivering Budget Advies bureau, meldingen openbare ruimte, casusregistratie openbare veiligheid. en ophoging van het budget voor het contactplatform. Dekking komt uit de vrijval van middelen voor afgesloten ICT-projecten en de stelpost indexatie ICT. van deze stelpost wordt structureel €100.000 verrekend met het programma Algemene Middelen.

Voor de implementatie van Datagedreven Werken binnen de samenwerking DOWR is de businesscase geactualiseerd.

Dit leidt tot aanpassing van de fasering en aard van de uitgaven. €858.000 van het eenmalig budget verschuift daarmee naar 2026.

Binnen het structurele budget wordt een deel bestemd voor 1 fte voor vaste formatie voor functioneel beheer en 1 fte voor een data engineer ten behoeve van het gegevensfundament.

Voor 2024 een 2025 is een eenmalig budget van €400.00 per jaar beschikbaar gesteld voor een meester-gezelfonds. Met dit fonds worden loonkosten gecompenseerd voor een inwerkperiode voor opvolgers van ervaren medewerkers de vertrekken. Voor een goede overdracht en continuïteit is het noodzakelijk dat bij vertrek van ervaren medewerkers opvolgers enige tijd meelopen, waardoor er tijdelijk dubbele loonkosten zijn.

Op basis van het verwachte verloop in 2025 ramen we in 2025 €256.000 aan kosten.
Met het overgehevelde budget van 2024 is er in 2025 €565.000 beschikbaar. Er resteert dan nog €309.000.
Voor de komende jaren voorzien wij een forse uitstroom van medewerkers die de pensioengerechtigde leeftijd bereiken. Het is daarom wenselijk het tijdelijke budget voor deze regeling ook na 2025 voort te zetten. Voorstel is het resterende bedrag van €309.000 over te hevelen naar 2026 en bij de Perspectiefnota 2026 in kaart te brengen wat er voor de komende jaren benodigd is.

De huidige situatie rondom toegangscontrolesystemen binnen de DOWR-gemeenten kent verschillende technische, organisatorische en contractuele kwetsbaarheden.  Voorgesteld wordt om het toegangscontrolesysteem te herijken en in DOWR-verband een Europese aanbestedingsprocedure te starten om te komen tot een verbeterde fysieke beveiliging, efficiënt beheer en een geharmoniseerde werkwijze tussen de gemeenten. De voorlopige raming van kosten voor implementatie bedraagt circa €105.000 voor de projectkosten voor de 3 gemeenten samen. Hiervan zal circa de helft in 2025 en de helft in 2026 benodigd zijn.  Voor Deventer betekent dit circa €33.000 in 2025 en in 2026. We verwachten deze kosten binnen het programma op te kunnen vangen.

Daarboven op komt de investering in software en fysieke infrastructuur waar een investeringskrediet zal worden aangevraagd als raming en dekking in het project nader zijn uitgewerkt.

Het budget voor Leren en Ontwikkelen van het gemeentelijk personeel is gekoppeld aan de begrote loonsom en bedraagt 2% van de loonsom.

Met de groei van de gemeentelijke formatie en de loonsverhoging door de CAO-afspraken, is het budget achtergebleven en bedraagt het opleidingsbudget nu circa 1,7% van de loonsom. Om dit weer op het niveau van 2% te brengen is een structurele verhoging nodig van €234.000.
Voor 2025 verwachten we de hogere kosten eenmalig te kunnen dekken uit de overheadopbrengst uit projecten.
Het structurele knelpunt wordt meegenomen in de afwegingen voor de Perspectiefnota.
Om het budget bij verdere groei of krimp structureel op niveau te houden begroten we vanaf 2026 bij formatiegroei direct een opslag van 2% op de loonsom voor de opleidingskosten. Bij formatiedaling een korting van 2%.

Om de verbinding te maken tussen traditioneel beleid maken en op datagedreven manier werken is het van belang dat er een goede verbinding wordt gelegd tussen de maatschappelijke vraagstukken en de beschikbare data.  Hiervoor wordt een structurele functie data-adviseur ingesteld bij het CIO-bureau. Dekking van de loonkosten kan voor 2025-2026 worden gevonden in een eenmalige stelpost onvoorziene ICT-kosten.

Vanaf 2027 staat tegenover de structurele loonkosten een besparing van loonkosten bij de beleidsteams.

De cijfers in de programma’s worden ook aangepast naar aanleiding van technische wijzigingen. Zie voor nadere informatie de bijlage.